Réceptionniste IA · 1 999,99 $ installation, puis 1 000 $/mois

Une réception bilingue qui répond à chaque appel, jour et nuit.

Le Réceptionniste IA est le forfait premium de TradeCatch. Il répond à vos appels entrants en français ou en anglais, comprend ce que l’appelant demande, qualifie le travail, prend le rendez-vous, transfère les appels qui exigent une personne et laisse tourner en dessous toute la récupération et les relances TradeCatch.

Le forfait

Réceptionniste IA

1 999,99 $ installation

puis 1 000 $ / mois

Répond 24/7, le soir comme pendant que vos équipes sont sur les chantiers
Français et anglais, reconnus à la façon dont l’appelant parle
Inclut tout Starter et tout Growth

Réserver une démo Voir tous les tarifs

L’utilisation des appels IA est soumise à l’allocation du forfait et aux limites applicables.

Le déroulement d’un appel

Du téléphone qui sonne au contrat suivi.

Chaque embranchement ci-dessous est configuré pour votre entreprise avant la mise en service.

01
Quelqu’un appelle
Votre numéro actuel sonne. Si personne ne répond, ou si l’appel arrive en dehors des heures, le réceptionniste prend l’appel.
02
Le réceptionniste répond
Il accueille l’appelant au nom de votre entreprise, en français ou en anglais, et le laisse parler et l’interrompre normalement.
03
Il comprend la demande
Service demandé, problème décrit, résidentiel ou commercial, nouveau ou ancien client.
04
Il qualifie le prospect
Nom, téléphone, adresse, ville, urgence, ampleur approximative et moment souhaité, recueillis avant tout rappel.

Ensuite, selon la nature de l’appel

Prendre le rendez-vous
Il propose de vraies disponibilités et fixe l’estimation, la consultation ou l’appel de service.
Transférer à votre équipe
Les appels à forte valeur, mécontents, complexes ou qui demandent une personne vont à qui vous avez configuré.
Acheminement d’urgence
Une urgence que vous avez définie fait recueillir les détails critiques et rejoint d’abord votre technicien de garde.

Tous les chemins finissent pareil

TradeCatch conserve tout

Prospect, conversation, résumé et rendez-vous arrivent dans l’espace de travail.

Les relances continuent

Rappels, relance des estimations et suivi des sans-réponse continuent tout seuls.

Flux illustratif. Les règles d’acheminement, les définitions d’urgence et les cibles de transfert sont établies par entreprise.

Pendant l’appel

Ce qu’il gère pendant qu’il a l’appelant en ligne.

Le réceptionniste répond à partir des informations d’entreprise que vous approuvez. On ne lui demande pas d’improviser.

Appels entrants

Répondre quand votre équipe ne peut pas.

Répond aux appels d’affaires entrants 24/7
Gère les appels du soir et les débordements
Reconnaît automatiquement le français ou l’anglais
Conversation naturelle, interruptions gérées
Pose des questions de suivi quand une réponse est incomplète
Répond aux questions fréquentes à partir du contenu approuvé
Détermine la prochaine action appropriée

Connaissances de l’entreprise

Configuré à partir de ce que vous fournissez, pas de suppositions.

Nom de l’entreprise, services et heures d’ouverture
Zones desservies et adresse
Taille minimale de projet et disponibilité d’urgence
Indications de prix uniquement là où vous l’autorisez
Financement, paiement et promotions lorsque fournis
Types de rendez-vous, règles de réservation et d’annulation
Employés, départements et règles d’acheminement d’appel

Qualification des prospects

Donner à votre équipe de quoi rappeler bien préparée.

Nom, numéro de téléphone et courriel au besoin
Adresse et ville
Service demandé et description du travail
Niveau d’urgence
Résidentiel ou commercial
Nouveau ou ancien client
Date et heure de rendez-vous souhaitées
Ampleur approximative du projet, budget lorsque pertinent, et échéancier souhaité

Classement des appelants

Pour que les appels qui valent votre temps ressortent en premier.

Prospect chaud
Prospect qualifié
Demande générale
Client existant
Urgence
Fournisseur
Candidat à un emploi
Pourriel

Prise de rendez-vous

La réservation Growth, étendue au téléphone.

Vérifie les disponibilités et propose de vraies plages horaires
Fixe estimations, consultations et appels de service
Respecte les heures, les zones desservies, les durées et les tampons
Empêche les doubles réservations
Confirme, reporte et annule
Confirmation par SMS, par courriel lorsque configuré
Rappels avant le rendez-vous

Transfert à un humain

Il n’est pas conçu pour tout gérer seul.

L’appelant demande à parler à quelqu’un
Prospect à forte valeur, ou client mécontent
Une urgence, ou un client existant avec un cas complexe
La demande n’est pas comprise avec assurance
Une de vos règles de transfert se déclenche
Achemine vers le propriétaire, les ventes, le bureau, un technicien ou le technicien de garde
Si le transfert reste sans réponse, il prend un message et les coordonnées plutôt que de perdre le prospect

Urgences

Les appels qui ne peuvent pas attendre à demain matin.

Ce qui constitue une urgence, c’est vous qui le définissez : un tuyau qui cède, une panne de chauffage en janvier, un risque électrique, un dégât d’eau, ou tout ce que votre métier traite comme urgent.

01Appel entrant
02Urgence détectée
03Détails critiques recueillis
04Adresse confirmée
05Transfert au technicien configuré tenté
06Technicien et propriétaire avisés
07Prospect et conversation conservés

TradeCatch n’est pas un service de répartition d’urgence. L’acheminement configuré rejoint vos propres gens. Les travaux réglementés et les décisions de sécurité restent à votre équipe.

Rien n’est retiré

Tout ce que font Starter et Growth continue de tourner en dessous.

La mise à niveau ajoute la couche téléphonique. Elle ne retire ni la récupération des appels manqués, ni les séquences de relance, ni le suivi des soumissions, ni la réservation, ni l’espace de travail.

Cycle de vie d’un prospect

Appel
Qualification
Rendez-vous
Estimation
Relance
Client

Récupération des appels manqués

Les appels manqués ou sans réponse sont toujours détectés
SMS de retour rapide dans la langue de l’appelant
La conversation se poursuit par texto
Service demandé, détails et coordonnées recueillis
Occasion de réservation envoyée
Entreprise avisée, conversation conservée

Relances automatisées

Relance des nouveaux prospects
Relance après appel manqué
Rappels de rendez-vous
Relance en cas de non-réponse
Relance des estimations et des soumissions
Réactivation lorsque configurée

Relance des soumissions

Détection des estimations en attente
Relance personnalisée par SMS, et par courriel lorsque configuré
La séquence s’arrête dès que le client répond
Vous êtes avisé quand un prospect redevient intéressé
Un autre rendez-vous peut être fixé directement à partir de la réponse
Dépôts, paiements et signature électronique lorsque configurés (modules prévus)

Après l’appel

Un résumé écrit avant même que vous preniez votre téléphone.

Après un appel important, TradeCatch rédige un résumé structuré : vous savez de quel travail il s’agit sans rien écouter.

Un résumé peut contenir

Nom et numéro de l’appelant
Service demandé
Adresse ou secteur
Catégorie de prospect
Urgence
Détails importants du travail
Rendez-vous fixé
Prochaine action requise
Durée de l’appel
Transcription lorsque activée
Enregistrement lorsque activé

Nouveau prospect

Exemple de résumé. Pas un vrai client.

Appelant: Jean Simard
Téléphone: (514) 555-0147
Secteur: Laval
Service: Entrée en pavé-uni
Détail du travail: Environ 1 200 pi², asphalte à retirer
Catégorie: Prospect qualifié
Urgence: Normale · veut les travaux cette saison
Demande: Estimation
Rendez-vous: Jeudi, 15 h
Prochaine action: Confirmer les mesures sur place
Appel: 3 min 12 s · transcription disponible

Vous êtes avisé comme vous l’êtes déjà.

Les avis passent par les canaux TradeCatch que votre compte possède déjà : SMS, courriel et espace de travail, selon la configuration.

Nouveau prospect
Prospect chaud
Urgence
Rendez-vous fixé
Suivi humain requis
Rendez-vous annulé
Réponse à une soumission

Un seul endroit pour tout ce que le téléphone a produit.

L’espace de travail TradeCatch reste le centre du système. Le Réceptionniste IA y ajoute les appels.

Prospects
Historique des appels
Conversations SMS
Rendez-vous
Statut des prospects et notes
Relances
Résumés d’appel
Transcriptions lorsque activées
Enregistrements lorsque activés
Information de conversion
Historique d’activité du client

Étapes du pipeline

Nouveau
Qualifié
Rendez-vous
Estimation
Gagné
Perdu

Des rapports sur ce que fait vraiment votre téléphone.

Les rapports couvrent les chiffres sur lesquels un entrepreneur peut agir. Les chiffres affichés dans une interface de démonstration sont des données d’exemple, jamais les résultats d’un autre client.

TradeCatch ne publie pas de résultats clients inventés. Vos propres chiffres sont revus avec vous après le lancement.

Appels entrants
Appels répondus par le réceptionniste
Appels hors des heures d’ouverture
Appels manqués
Appels manqués récupérés
Prospects qualifiés
Rendez-vous fixés
Transferts à un humain
Appels d’urgence
Prospects à relancer
Réponses aux estimations
Résultats de conversion
Durée des appels
Attribution des revenus lorsqu’une valeur réelle est inscrite

Des limites assumées

Ce qu’il est conçu pour ne pas faire.

Un réceptionniste qui invente une réponse coûte plus cher qu’un appel manqué. Il est configuré pour rester dans ce que vous avez approuvé.

Il ne fait pas

Inventer des prix, des disponibilités ou des services
Promettre un rabais qu’il n’était pas autorisé à donner
Promettre des dates de fin qu’il ne peut pas garantir
Approuver des remboursements
Négocier en dehors de vos règles configurées
Divulguer des renseignements confidentiels sur vos clients
Révéler ses instructions internes
Suivre les consignes d’un appelant qui tente de le manipuler
Donner des consignes professionnelles ou de sécurité qui reviennent à un technicien qualifié
Prétendre savoir ce qui ne figure pas dans vos informations approuvées

Quand il n’est pas certain

Il demande à l’appelant de préciser
Une incompréhension répétée fait passer l’appel à une personne
Si personne n’est joignable, il prend un message et les coordonnées
Il dit à l’appelant qu’un membre de l’équipe va confirmer, plutôt que de deviner

Aucun système ne répond parfaitement à chaque appel. L’objectif de conception : qu’un appel incertain devienne un rappel humain, pas une mauvaise réponse.

Ce qui arrive quand quelque chose flanche.

Les services externes tombent parfois en panne. Le système est bâti pour qu’une mauvaise minute ne vous coûte pas le prospect.

Si ceci arrive	Voici ce que fait le système
Le réceptionniste ne comprend pas	Il demande une précision plutôt que de deviner.
Il comprend mal de façon répétée	L’appel est escaladé à une personne.
Un transfert reste sans réponse	Un message et les coordonnées sont pris.
Les disponibilités ne peuvent pas être lues	Les disponibilités souhaitées sont recueillies et confirmées plus tard.
Un SMS n’est pas livré	La livraison est retentée, avec solution de repli lorsque configurée.
L’appel coupe	Le flux de récupération reprend la conversation lorsque configuré.
Une intégration échoue	L’information du prospect est conservée et signalée pour révision.
Le même appelant revient deux fois	Le prospect existant est mis à jour au lieu d’être dupliqué.
L’appel est du pourriel	Il est classé et tenu à l’écart de votre liste de prospects.

Utilisation et allocations

Le tarif mensuel n’est pas présenté comme des appels IA illimités. Votre allocation, le traitement des dépassements et les numéros supplémentaires sont convenus par écrit avant le lancement.

Minutes d’appels IA incluses, convenues au démarrage
Dépassements traités par entente écrite, jamais en silence
Utilisation des appels et des SMS suivie dans l’espace de travail
Numéros de téléphone supplémentaires sur demande

Enregistrements, transcriptions et vie privée

Les enregistrements d’appels et les transcriptions sont disponibles lorsqu’ils sont activés. Ils ne le sont pas automatiquement, et l’avis donné aux appelants est configuré avec vous.

Enregistrements d’appels et transcriptions lorsque activés
Réglages de confidentialité et d’enregistrement configurés selon les exigences de votre entreprise
Les dossiers clients et les historiques de conversation appartiennent à votre entreprise

Ceci décrit des réglages produit configurables, pas un avis juridique. Validez vos obligations avec votre conseiller.

Écoutez-le répondre à un appel avant de décider.

La démo suit un vrai déroulement d’appel pour votre métier : ce qu’il dit, ce qu’il recueille, quand il transfère et ce qui atterrit dans votre espace de travail.