Réceptionniste · 1 999,99 $ d’installation, puis 999,99 $/mois

Une réception bilingue qui répond à chaque appel, jour et nuit.

Réceptionniste répond aux appels entrants en français ou en anglais, comprend ce que l’appelant veut, prend la demande de rendez-vous et transfère les appels qui ont besoin d’une personne. La récupération des appels manqués, la relance des soumissions et l’espace Growth restent en dessous.

Le forfait

Réceptionniste

999,99 $ / mois

1 999,99 $ installation

Répond 24/7, le soir comme pendant que vos équipes sont sur les chantiers
Français et anglais, offerts au début de chaque appel
Inclut tout Starter et tout Growth

Réserver une démoParlez-lui vous-même

L’utilisation des appels est soumise à l’allocation du forfait et aux limites applicables. Voir tous les tarifs

Le déroulement d’un appel

Du téléphone qui sonne au contrat suivi.

Chaque embranchement ci-dessous est configuré pour votre entreprise avant la mise en service.

01
Quelqu’un appelle
Votre numéro actuel sonne. Si personne ne répond, ou si l’appel arrive en dehors des heures, le réceptionniste prend l’appel.
02
Le réceptionniste répond
Il accueille l’appelant au nom de votre entreprise, en français ou en anglais, et le laisse parler et l’interrompre normalement.
03
Il comprend la demande
Service demandé, problème décrit et niveau d’urgence.
04
Il qualifie le prospect
Nom, numéro de rappel, adresse, urgence et moment souhaité, recueillis avant que quelqu’un rappelle.

Ensuite, selon la nature de l’appel

Prendre la demande de rendez-vous
Elle note la date et l’heure souhaitées et les transmet à votre équipe, qui confirme le créneau.
Transférer à votre équipe
Les appels à forte valeur, mécontents, complexes ou qui demandent une personne vont à qui vous avez configuré.
Acheminement d’urgence
Une urgence que vous avez définie fait recueillir les détails critiques et rejoint d’abord votre technicien de garde.

Tous les chemins finissent pareil

TradeCatch conserve tout

Prospect, conversation et résumé arrivent dans l’espace de travail.

Les relances continuent

Rappels, relance des estimations et suivi des sans-réponse continuent tout seuls.

Flux illustratif. Les règles d’acheminement, les définitions d’urgence et les cibles de transfert sont établies par entreprise.

Essayez-la

Parlez vous-même à la réceptionniste.

Dites ce qu’un appelant dirait, à voix haute ou par écrit. C’est le même moteur de conversation que celui des vrais appels, sur une entreprise de plomberie fictive. Regardez-le recueillir les détails, répondre à une question ou acheminer une urgence.

Appel simulé. Rien n'est envoyé, aucun téléphone n'est composé, rien n'est enregistré.

Choisissez une situation

À la fin de l'appel, le résumé que le propriétaire reçoit par courriel et par texto apparaît ici, construit à partir de ce que vous avez dit.

Pendant l’appel

Ce qu’il gère pendant qu’il a l’appelant en ligne.

Le réceptionniste répond à partir des informations d’entreprise que vous approuvez. On ne lui demande pas d’improviser.

Appels entrants

Répondre quand votre équipe ne peut pas.

Répond aux appels d’affaires entrants 24/7
Gère les appels du soir et les débordements
Offre le français ou l’anglais au début de chaque appel
Conversation naturelle, interruptions gérées
Pose des questions de suivi quand une réponse est incomplète
Répond aux questions fréquentes à partir du contenu approuvé
Détermine la prochaine action appropriée

Connaissances de l’entreprise

Configuré à partir de ce que vous fournissez, pas de suppositions.

Nom de l’entreprise, services et heures d’ouverture
Zones desservies et adresse
Taille minimale de projet et disponibilité d’urgence
Indications de prix uniquement là où vous l’autorisez
Financement, paiement et promotions lorsque fournis
Types de rendez-vous, règles de réservation et d’annulation
Employés, départements et règles d’acheminement d’appel

Qualification des prospects

Donner à votre équipe de quoi rappeler bien préparée.

Nom et numéro de rappel
Adresse
Service demandé et description du travail
Niveau d’urgence
Date et heure souhaitées
Un appelant qui a déjà utilisé le formulaire de votre site ou déjà appelé vous est signalé

Urgence et type de demande

Pour que les appels qui ne peuvent pas attendre passent en premier.

Urgence (gaz, feu, inondation, danger électrique)
Prioritaire
Routine
Demande de service
Demande de rendez-vous
Question
Message pour l’équipe

Demandes de rendez-vous

Le téléphone prend la demande. La réservation reste avec votre équipe.

Note la date et l’heure souhaitées
Ne promet jamais de créneau pendant l’appel : un membre de l’équipe confirme
Respecte vos heures d’ouverture et ne transfère jamais vers un département hors des heures
Les demandes arrivent dans l’espace de travail et le pipeline
Une fois la visite réservée par votre équipe dans l’espace, la confirmation par SMS et les rappels suivent (Growth)

Transfert à un humain

Il n’est pas conçu pour tout gérer seul.

L’appelant demande une personne
L’appelant nomme un département que vous avez configuré
Une urgence : la ligne de garde est jointe tout de suite
Si l’appelant reste silencieux, elle offre de prendre un message vocal
Un de vos propres mots-clés de routage est déclenché
Achemine vers le propriétaire, les ventes, le bureau, un technicien ou le technicien de garde
Si le transfert reste sans réponse, elle prend un message et les coordonnées plutôt que de perdre le prospect

Urgences

Les appels qui ne peuvent pas attendre à demain matin.

Ce qui constitue une urgence, c’est vous qui le définissez : un tuyau qui cède, une panne de chauffage en janvier, un risque électrique, un dégât d’eau, ou tout ce que votre métier traite comme urgent.

01Appel entrant
02Mots-clés d’urgence détectés
03L’appelant est invité à composer le 9-1-1 si quelqu’un est en danger
04Votre ligne de garde est appelée tout de suite
05Le propriétaire est alerté par texto
06Résumé d’appel et conversation conservés

TradeCatch n’est pas un service de répartition d’urgence. L’acheminement configuré rejoint vos propres gens. Les travaux réglementés et les décisions de sécurité restent à votre équipe.

Rien n’est retiré

Tout ce que font Starter et Growth continue de tourner en dessous.

La mise à niveau ajoute la couche téléphonique. Elle ne retire ni la récupération des appels manqués, ni les séquences de relance, ni le suivi des soumissions, ni la réservation, ni l’espace de travail.

Cycle de vie d’un prospect

Appel
Qualification
Rendez-vous
Estimation
Relance
Client

Récupération des appels manqués

Les appels manqués ou sans réponse sont toujours détectés
SMS de retour rapide dans la langue de l’appelant
La conversation se poursuit par texto
Service demandé, détails et coordonnées recueillis
Occasion de réservation envoyée
Entreprise avisée, conversation conservée

Relances automatisées

Relance des nouveaux prospects
Relance après appel manqué
Rappels de rendez-vous
Relance en cas de non-réponse
Relance des estimations et des soumissions
Réactivation lorsque configurée

Relance des soumissions

Détection des estimations en attente
Relance personnalisée par SMS, et par courriel lorsque configuré
La séquence s’arrête dès que le client répond
Vous êtes avisé quand un prospect redevient intéressé
Un autre rendez-vous peut être fixé directement à partir de la réponse
Dépôts, paiements et signature électronique lorsque configurés (modules prévus)

Après l’appel

Un résumé écrit avant même que vous preniez votre téléphone.

Après un appel important, TradeCatch rédige un résumé structuré : vous savez de quel travail il s’agit sans rien écouter.

Un résumé peut contenir

Nom et numéro de l’appelant
Service demandé
Adresse ou secteur
Résultat (message, demande de rendez-vous, transfert…)
Urgence
Détails importants du travail
Moment de rendez-vous souhaité
Prochaine action requise
Durée de l’appel
Transcription lorsque activée
Message vocal enregistré lorsque activé

Nouveau prospect

Exemple de résumé. Pas un vrai client.

Appelant: Jean Simard
Téléphone: (514) 555-0147
Secteur: Laval
Service: Entrée en pavé-uni
Détail du travail: Environ 1 200 pi², asphalte à retirer
Résultat: Rendez-vous demandé
Urgence: Normale · veut les travaux cette saison
Demande: Estimation
Moment souhaité: Jeudi après-midi
Prochaine action: Rappeler pour confirmer la visite
Appel: 3 min 12 s · transcription disponible

Vous êtes avisé comme vous l’êtes déjà.

Les avis passent par les canaux TradeCatch que votre compte possède déjà : SMS, courriel et espace de travail, selon la configuration.

Nouveau prospect
Urgence
Demande de rendez-vous
Suivi humain requis
Transfert réussi ou sans réponse
Réponse à une soumission

Un seul endroit pour tout ce que le téléphone a produit.

L’espace de travail TradeCatch reste le centre du système. Le Réceptionniste y ajoute les appels.

Prospects
Historique des appels
Conversations SMS
Rendez-vous
Statut des prospects et notes
Relances
Résumés d’appel
Transcriptions lorsque activées
Messages vocaux enregistrés lorsque activés
Information de conversion
Historique d’activité du client

Étapes du pipeline

Nouveau
Qualifié
Rendez-vous
Estimation
Gagné
Perdu

Des rapports sur ce que fait vraiment votre téléphone.

Les rapports couvrent les chiffres sur lesquels un entrepreneur peut agir. Les chiffres affichés dans une interface de démonstration sont des données d’exemple, jamais les résultats d’un autre client.

TradeCatch ne publie pas de résultats clients inventés. Vos propres chiffres sont revus avec vous après le lancement.

Appels entrants
Appels répondus par le réceptionniste
Appels hors des heures d’ouverture
Appels manqués
Appels manqués récupérés
Prospects qualifiés
Rendez-vous fixés
Transferts à un humain
Appels d’urgence
Prospects à relancer
Réponses aux estimations
Résultats de conversion
Durée des appels
Attribution des revenus lorsqu’une valeur réelle est inscrite

Des limites assumées

Ce qu’il est conçu pour ne pas faire.

Un réceptionniste qui invente une réponse coûte plus cher qu’un appel manqué. Il est configuré pour rester dans ce que vous avez approuvé.

Il ne fait pas

Inventer des prix, des disponibilités ou des services
Promettre un rabais qu’il n’était pas autorisé à donner
Promettre des dates de fin qu’il ne peut pas garantir
Approuver des remboursements
Négocier en dehors de vos règles configurées
Divulguer des renseignements confidentiels sur vos clients
Révéler ses instructions internes
Suivre les consignes d’un appelant qui tente de le manipuler
Donner des consignes professionnelles ou de sécurité qui reviennent à un technicien qualifié
Prétendre savoir ce qui ne figure pas dans vos informations approuvées

Quand il n’est pas certain

Il demande à l’appelant de préciser
Un silence ou une erreur technique renvoie vers votre ligne de secours ou un message vocal
Si personne n’est joignable, il prend un message et les coordonnées
Il dit à l’appelant qu’un membre de l’équipe va confirmer, plutôt que de deviner

Aucun système ne répond parfaitement à chaque appel. L’objectif de conception : qu’un appel incertain devienne un rappel humain, pas une mauvaise réponse.

Ce qui arrive quand quelque chose flanche.

Les services externes tombent parfois en panne. Le système est bâti pour qu’une mauvaise minute ne vous coûte pas le prospect.

Si ceci arrive	Voici ce que fait le système
Le réceptionniste ne comprend pas	Il demande une précision plutôt que de deviner.
La réceptionniste rencontre une erreur technique	Elle s’excuse et passe l’appelant à votre ligne de secours, ou prend un message vocal.
Un transfert reste sans réponse	Un message et les coordonnées sont pris.
L’appelant donne un moment souhaité	Il est noté comme une demande. Un membre de l’équipe confirme, et rien n’est réservé automatiquement.
Un SMS n’est pas livré	La livraison est retentée, avec solution de repli lorsque configurée.
L’appel coupe	Le flux de récupération reprend la conversation lorsque configuré.
Une intégration échoue	L’information du prospect est conservée et signalée pour révision.
Le même appelant revient deux fois	Le prospect existant est mis à jour au lieu d’être dupliqué.
L’appelant ne dit rien	Après une relance, elle offre un message vocal et l’enregistre.

Utilisation et allocations

Le tarif mensuel n’est pas présenté comme des appels illimités. Votre allocation, le traitement des dépassements et les numéros supplémentaires sont convenus par écrit avant le lancement.

Minutes d’appels incluses, convenues au démarrage
Dépassements traités par entente écrite, jamais en silence
Utilisation des appels et des SMS suivie dans l’espace de travail
Numéros de téléphone supplémentaires sur demande

Enregistrements, transcriptions et vie privée

Les transcriptions d’appel et les messages vocaux enregistrés sont offerts lorsqu’activés. L’enregistrement complet des appels n’est pas offert tant que la formulation d’avis à l’appelant n’est pas convenue avec vous ; rien n’est activé automatiquement, et cette formulation est configurée avec vous.

Transcriptions d’appel et messages vocaux enregistrés lorsque activés
Réglages de confidentialité et d’enregistrement configurés selon les exigences de votre entreprise
Les dossiers clients et les historiques de conversation appartiennent à votre entreprise

Ceci décrit des réglages produit configurables, pas un avis juridique. Validez vos obligations avec votre conseiller.

Écoutez-le répondre à un appel avant de décider.

La démo suit un vrai déroulement d’appel pour votre métier : ce qu’il dit, ce qu’il recueille, quand il transfère et ce qui atterrit dans votre espace de travail.

Réserver une démo Voir tous les tarifs

20 minutes. Aucun accès à vos systèmes requis. La configuration et le démarrage ont lieu avant la mise en service.